Eiginleikar
Tilkynna er tilkynningakerfi sem einfaldar uppljóstrunarferlið, tryggir nafnleynd og einfaldar umsýslu tilkynninga.
Stofnun aðgangs
Fulltrúi lögaðila stofnar aðgang í kerfi Tilkynna, sem býr til sérstaka vefslóð fyrir tilkynnendur. Þar geta starfsmenn og aðrir tilkynnendur tilkynnt misferli og haldið áfram samskiptum í gegnum örugga, nafnlausa samskiptagátt.
Öryggi og trúnaður eru í forgangi við meðhöndlun tilkynninga, og allar upplýsingar eru meðhöndlaðar í samræmi við persónuverndarreglur.
Mörg tilkynningasvæði
Lögaðilar geta stofnað fleiri en eitt tilkynningasvæði, sem hentar vel fyrir stærri fyrirtæki eða stofnanir til að aðgreina deildir eða verktaka. Hvert svæði fær sitt eigið undirlén, eins og t.d. verktakar-fyrirtaeki.tilkynna.is og starfsmenn-fyrirtaeki.tilkynna.is.
Mögulegt er að sérsníða spurningar, bæta við upplýsingasíðum eins og leiðbeiningum og verklagsreglum, og setja sértækar reglur fyrir hvert svæði, t.d. lykilorð, persónuupplýsingar eða rafræna auðkenningu.
Umsýsla tilkynninga
Með umsýslukerfinu er hægt að breyta málsheiti, stilla stöðu máls, bæta við umsjónaraðilum, og merkja málin með merkimiðum til að flokka tilkynningar og auðvelda leit. Einnig má bæta við athugasemdum, eiga samskipti við tilkynnanda til að afla frekari upplýsinga.
Þegar mál hefur verið afgreitt er mögulegt að hreinsa persónuupplýsingar til að uppfylla kröfur Persónuverndar.
Boðkerfi
Tilkynna býður upp á öruggt boðkerfi inn á tilkynningar sem heldur öllum gögnum og samskiptum innan kerfisins. Þannig er hægt að kalla eftir umsögnum frá utanaðkomandi aðilum, án þess að senda viðkvæmar upplýsingar í gegnum óörugg kerfi. Þetta tryggir bæði öryggi og gagnsæi.
Kerfið gerir einnig kleift að búa til tengla með stillanlegum réttindum og deila þeim í gegnum tölvupóst. Tenglar geta verið gerðir óvirkir eftir notkun og innihalda skilaboð sem birtast við opnun.
Nafnlaus samskiptagátt
Nafnlaus samskiptagátt er sett upp fyrir allar tilkynningar og er varin með auðkennisnúmeri og lykilorði. Þar getur lögaðili óskað eftir frekari upplýsingum frá tilkynnanda, sem getur jafnframt fylgst með framvindu málsins.
Í gáttinni geta lögaðili og tilkynnandi átt samskipti, deilt skrám, og tilkynnandi getur séð hvort málið sé í vinnslu eða lokið.
Auðkenning með rafrænum skilríkjum
Lögaðili getur stillt kerfið þannig að tilkynnendur þurfi að auðkenna sig með rafrænum skilríkjum, sem eykur öryggi og gæði tilkynninga og minnkar hættuna á ruslpósti.
Notendur kerfisins hjá lögaðila geta einnig valið að skrá sig inn með rafrænum skilríkjum eða með hefðbundinni innskráningu með notendanafni og tveggja þátta auðkenningu.
Nafnleynd
Umsýslukerfi Tilkynna gerir lögaðilum kleift að tryggja fyllstu leynd um persónuupplýsingar tilkynnanda, sem eykur öryggi beggja aðila. Ef lögaðili óskar eftir aðgangi að slíkum upplýsingum þarf hann að gefa ástæðu, sem er skráð í óbreytanlega atburðaskrá.
Lögaðili hefur einnig möguleika á að leyfa nafnlausar tilkynningar og getur hreinsað allar persónuupplýsingar úr tilkynningum eftir að afgreiðslu er lokið.
Yfirlitssíða
Yfirlitssíðan gefur lögaðila heildarsýn yfir núverandi stöðu og árstölur, með línuritum sem sýna fjölda móttekna og lokinna tilkynninga, notkun merkimiða, skráningar umsjónaraðila og afgreiðsluferli tilkynninga.
Lögaðili getur einnig séð fjölda nýrra, opnaðra og tilkynninga í bið, auk ólesinna skilaboða og athugasemda. Helstu tölur ársins innihalda fjölda tilkynninga, loknar tilkynningar og meðalafgreiðslutíma mála í virkum dögum.
Atburðaskrá
Umsýslukerfi Tilkynna skráir allar aðgerðir í óbreytanlega atburðaskrá, þar sem lögaðili getur fylgst með öllum framkvæmdum. Í atburðaskránni er hægt að sjá hver framkvæmdi aðgerðina, hvenær hún var framkvæmd og, í sumum tilvikum, af hverju, eins og þegar persónuupplýsingar tilkynnanda eru skoðaðar.
Aðgerðir sem hafa verið skráðar í atburðaskrána eru óbreytanlegar og ekki er hægt að fjarlægja þær.
