Eiginleikar
Tilkynna er tilkynningakerfi sem einfaldar uppljóstrunarferlið, tryggir nafnleynd og einfaldar umsýslu tilkynninga.
Lögaðili stofnar aðgang
Lögaðili stofnar aðgang að kerfi Tilkynna sem býr til sérstaka vefslóð fyrir tilkynnendur. Þar geta starfsmenn sem vilja tilkynna misferli fyllt inn upplýsingar varðandi málið. Starfsmaður getur sent tilkynninguna með nafnleynd og átt frekari samskipti í gegnum nafnlausa gátt.
Fyllsta öryggis og trúnaðar er gætt við meðferð og meðhöndlun tilkynninga. Farið er með allar upplýsingar í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd.
Mörg tilkynningasvæði
Lögaðili getur stofnað mörg mismunandi tilkynningasvæði. Það getur hentað stærri fyrirtækjum eða stofnunum til að aðgreina í sundur mismunandi hópa eins og deildir eða verktaka. Hvert tilkynningarsvæði fær sitt eigið undirlén, t.d. verktakar-fyrirtaeki.tilkynna.is og starfsmenn-fyrirtaeki.tilkynna.is.
- Hægt er að breyta og bæta við spurningum inn á hvert tilkynningarsvæði.
- Hægt er að búa til síður fyrir hvert tilkynningarsvæði eins og leiðbeiningar, verklagsreglur og persónuverndarstefnu.
- Hvert tilkynningasvæði getur haft mismunandi reglur. Sem dæmi þá er hægt er að setja lykilorð fyrir hvert svæði, velja hvaða persónuupplýsingar tilkynnendur þurfa að gefa upp og hvort þeir þurfi að auðkenna sig með rafrænum skilríkjum í gegnum island.is.
Umsýsla tilkynninga
Við umsýslu tilkynninga er hægt að breyta málsheiti, setja stöðu málsins, bæta við umsjónaraðilum og skrá merkimiða. Þar er líka hægt að skrifa athugasemdir, til dæmis ef teymi innan lögaðila vill gefa álit á málinu. Einnig er hægt að eiga samskipti við tilkynnanda ef óskað er eftir frekari upplýsingum.
- Lögaðili getur stofnað mismunandi merkimiða til að auðvelda flokkun á tilkynningum og til að einfalda leit að tilkynningum.
- Lögaðili getur skráð einn eða fleiri umsjónaraðila á tilkynningu. Þeir fá tilkynningu í tölvupósti þegar ný skilaboð eða athugasemdir berast.
- Lögaðili getur hreinsað persónuupplýsingar úr tilkynningu, t.d. þegar mál hefur verið afgreitt og til að uppfylla kröfur Persónuverndar.
Boðskerfi fyrir tilkynningar
Umsjónaraðili getur boðið utanaðkomandi aðila inn á tilkynningu til þess að skrifa umsögn. Þetta eykur bæði öryggi og gagnsæi þar sem lögaðili þarf ekki að senda viðkvæmar upplýsingar tilkynnanda í gegnum tölvupóst eða önnur kerfi. Öll gögn og samskipti um málið eiga heima á einum stað hjá Tilkynna.
Einnig er möguleiki á að:
- stofna tengil eða senda tengil með tölvupósti.
- stilla mismunandi réttindi á tengil, t.d. réttindi að skrifa athugasemd, lesa athugasemdir sem hafa verið skrifaðar og lesa tilkynninguna.
- gera tengilinn óvirkan eftir að hann hefur verið notaður.
- skilja eftir skilaboð sem birtast þegar tengill er opnaður.
Nafnlaus gátt
Nafnlaus gátt er stofnuð fyrir allar tilkynningar og er gáttin varin með sérstöku auðkennisnúmeri og lykilorði. Þar getur lögaðili óskað eftir frekari upplýsingum frá tilkynnanda um málið og tilkynnandi getur fylgst með framvindu málsins.
- Lögaðili og tilkynnandi geta átt samskipti og deilt skrám.
- Tilkynnandi getur fylgst með stöðu málsins, til dæmis hvort málið sé lokað eða í vinnslu.
Auðkenning með rafrænum skilríkjum
Tilkynnendur geta auðkennt sig með rafrænum skilríkjum í gegnum Ísland.is ef lögaðili óskar eftir því.
- Lögaðili getur gert auðkenningu nauðsynlega með rafrænum skilríkjum, til að auka gæði tilkynningar og forðast ruslpóst.
- Lögaðili getur skráð sig inn með rafrænum skilríkjum.
Nafnleynd
Móttakandi tilkynninga eða gagna skal gæta leyndar um persónuupplýsingar tilkynnanda nema viðkomandi veiti afdráttarlaust samþykki sitt.
Umsýslukerfi Tilkynna birtir aldrei persónuupplýsingar tilkynnanda, nema þegar lögaðili óskar eftir þeim. Þegar lögaðili óskar eftir persónuupplýsingum tilkynnanda þá þarf hann að gefa ástæðu fyrir því sem verður skráð í atburðaskrá.
- Lögaðili getur ákveðið hvort hann vilji leyfa nafnlausar tilkynningar.
- Lögaðili getur hreinsað allar persónuupplýsingar úr tilkynningu þegar hún hefur verið afgreidd.
- Persónuupplýsingar tilkynnanda eru aldrei birtar nema þegar lögaðili óskar sérstaklega eftir þeim.
Yfirlitssíða
Yfirlitssíðan gefur lögaðila innsýn í núverandi stöðu og heildartölur fyrir árið, ásamt línuritum sem sýna mótteknar og lokaðar tilkynningar, fjöldi skipta sem merkimiðar eru notaðir, fjölda skipta sem umsjónaraðilar eru skráðir á tilkynningar og hvernig tilkynningar eru afgreiddar.
- Undir núverandi stöðu getur lögaðili séð fjölda yfir nýjar tilkynningar, opnaðar tilkynningar, tilkynningar í bið, ólesin skilaboð frá tilkynnendum og ólesnar athugasemdir.
- Undir helstu tölur fyrir árið getur lögaðili séð fjölda yfir tilkynningar, lokaðar tilkynningar og meðalafgreiðslutíma mála í virkum dögum.
Atburðaskrá
Umsýslukerfi Tilkynna skráir allar aðgerðir inn í atburðaskrá sem ekki er hægt að eiga við. Þar getur lögaðili séð allar aðgerðir sem hafa verið framkvæmdar.
- Hægt er að sjá hver framkvæmdi aðgerðina, hvenær og í sumum tilvikum af hverju, t.d. þegar skoðaðar eru persónuupplýsingar tilkynnanda.
- Ekki er hægt að breyta eða fjarlægja aðgerðir sem hafa verið skráðar í atburðaskrána.
