Nafnlausar tilkynningar og nafnleynd

Hver er munurinn á nafnlausri tilkynningu og nafnleynd?

Nafnlaus tilkynning og nafnleynd eru ekki það sama.

Þegar tilkynning er send nafnlaust er hvorki gefið upp nafn né aðrar upplýsingar sem auðkenna þann sem tilkynnir. Viðtakandi veit því ekki hver sendi tilkynninguna.

Nafnleynd á hins vegar við þegar nafn er gefið upp en viðtakandi gætir leyndar um persónuupplýsingar tilkynnandans. Samkvæmt lögum um vernd uppljóstrara skal móttakandi gæta leyndar um þessar upplýsingar nema tilkynnandinn veiti afdráttarlaust samþykki fyrir því að leyndinni sé aflétt.

Nafnlausar tilkynningar

Vinnustaður getur ákveðið að bjóða starfsfólki upp á að senda tilkynningar án þess að gefa upp nafn. Slík leið getur auðveldað fólki að stíga fyrsta skrefið þegar það treystir sér ekki til að koma fram undir nafni.

Þótt nafn sé ekki skráð geta lýsing atvika, viðhengi eða aðrar upplýsingar í tilkynningunni gefið vísbendingar um hver tilkynnandinn er. Mikilvægt er að benda starfsfólki skýrt á þetta áður en tilkynning er send.

Nafnleynd þegar nafn er gefið upp

Tilkynnandi getur einnig valið að gefa upp nafn sitt. Það getur auðveldað meðferð málsins, meðal annars þegar þörf er á frekari upplýsingum eða nánari skýringum.

Upplýsingar um hver tilkynnandinn er eiga aðeins að vera aðgengilegar þeim sem þurfa á þeim að halda við meðferð málsins. Vinnustaðurinn þarf því að setja skýrar reglur um aðgang að tilkynningum og hvernig nafnleyndar og trúnaðar er gætt.

Samtalið getur haldið áfram

Nafnlaus tilkynning þarf ekki að vera einstefnusamskipti. Eftir að tilkynning hefur verið send fær tilkynnandi auðkennisnúmer og lykilorð sem veita aðgang að öruggri samskiptagátt Tilkynna.

Þar getur tilkynnandi lesið svör, bætt við upplýsingum og sent gögn án þess að gefa upp nafn. Umsjónaraðili getur jafnframt óskað eftir nánari skýringum og veitt upplýsingar um stöðu málsins.

Mikilvægt er að tilkynnandi varðveiti auðkennisnúmerið og lykilorðið, þar sem þessar upplýsingar veita aðgang að samskiptagáttinni. Tilkynnandi getur einnig valið að fá tilkynningu í tölvupósti þegar nýtt svar eða önnur uppfærsla berst. Netfangið er ekki aðgengilegt móttakanda tilkynningarinnar og veitir ekki aðgang að samskiptagáttinni.

Hvað þarf vinnustaðurinn að ákveða?

Vinnustaðurinn þarf að ákveða og kynna með skýrum hætti:

• hvort hægt sé að senda tilkynningu nafnlaust;
• hvernig nafnleyndar er gætt þegar nafn er gefið upp;
• hverjir taka við tilkynningum og hafa aðgang að þeim;
• hvernig mál eru rannsökuð og þeim fylgt eftir;
• hvernig brugðist er við mögulegum hagsmunaárekstrum; og
• hvernig tilkynnandi fær upplýsingar um framvindu máls.

Nafnlaus tilkynning getur takmarkað möguleika vinnustaðarins á að afla upplýsinga eða rannsaka mál. Örugg samskiptagátt, skýrar spurningar og áframhaldandi samskipti geta þó dregið verulega úr þeim takmörkunum.

Örugg leið til að tilkynna

Tilkynna heldur utan um móttöku tilkynninga, örugg samskipti og eftirfylgni, hvort sem tilkynning er send nafnlaust eða undir nafni. Vinnustaðurinn ber ábyrgð á faglegri meðferð málsins, að gæta nafnleyndar og grípa til viðeigandi viðbragða.