Lausnir fyrir viðkvæm mál á vinnustöðum

EKKO-mál og viðbrögð vinnustaðarins

Tilkynningasvæði getur orðið hluti af viðbragðsáætlun vinnustaðarins, með leiðbeiningum um hver tekur við málum og hvað gerist næst.

Með Tilkynna geta umsjónaraðilar tekið við lýsingu á atviki, óskað eftir frekari upplýsingum og haldið utan um samskipti, athugasemdir og stöðu málsins á einum stað.

Uppljóstranir og ábendingar um misferli

Tilkynna er uppljóstrunarkerfi sem veitir starfsfólki skýra og örugga leið til að greina frá mögulegum lögbrotum eða annarri ámælisverðri háttsemi. Umsjónaraðilar geta flokkað tilkynningar, úthlutað málum og skráð aðgerðir.

Tilkynna styður við framkvæmd verklagsins en veitir ekki sjálfkrafa lagavernd og tryggir ekki eitt og sér að lagaskyldum vinnustaðarins sé fullnægt.

Aðrar viðkvæmar tilkynningar

Tilkynningar um siðferðisbrot, hagsmunaárekstra og öryggismál þurfa einnig skýran og öruggan farveg. Skilgreinið hvaða mál eiga heima á hverju tilkynningasvæði og hverjir hafa aðgang að þeim.

Nafnlausar tilkynningar og áframhaldandi samskipti

Vinnustaðurinn getur leyft tilkynningar án þess að tilkynnandi gefi upp nafn. Eftir að tilkynning hefur verið send getur tilkynnandi opnað samskiptagáttina með auðkennisnúmeri og lykilorði, lesið svör og bætt við upplýsingum.

Nafnlaus tilkynning er leið til að koma máli á framfæri, ekki sérstakur málaflokkur. Hún getur átt við um EKKO-mál eða uppljóstrun. Lýsing atvika og viðhengi geta þó gefið vísbendingar um hver tilkynnandinn er.

Kynnið ykkur muninn á nafnlausum tilkynningum og nafnleynd

Mismunandi tilkynningasvæði, skýrt verklag

Með aðskildum tilkynningasvæðum má aðlaga leiðbeiningar, spurningar og aðgang umsjónaraðila að hverjum hópi, til dæmis starfsfólki eða verktökum.

Fjöldi tilkynningasvæða og aðgangur að sérsniðnum spurningum fer eftir áskriftarleið. Í kynningu förum við yfir hvaða uppsetning hentar þörfum vinnustaðarins.

Frá móttöku til eftirfylgni

1. Birtið skýra tilkynningaleið og leiðbeiningar fyrir starfsfólk.
2. Ákveðið hver tekur við málum og hverjir hafa aðgang.
3. Flokkið tilkynninguna og óskið eftir frekari upplýsingum þegar þarf.
4. Haldið utan um samskipti, athugasemdir og stöðu málsins á einum stað.
5. Fylgið málinu eftir og varðveitið eða hreinsið persónuupplýsingar í samræmi við verklag vinnustaðarins.

Vinnustaðurinn ber ábyrgð á mati málsins, viðbrögðum og faglegri meðferð þess.